Office & Workplace manager

Pour une structure spécialisée dans les médias, nous recherchons un.e Office Manager afin d’épauler le DAF et les équipes au quotidien. 

Rattaché(e) au directeur financier et au sein d’une équipe de 80 personnes répartie en France et en Belgique, l'office manager aura pour mission de contribuer à faire de cette structure un endroit où il est agréable de travailler en présentiel comme en distanciel. Dans l'esprit d’une organisation vivante, basée sur la confiance, la responsabilité et la liberté de chacun, son job est de mettre en place et de maintenir l’ensemble des conditions favorisant nos sentiments d’appartenance et de bien-être au travail.

Vos attributions qui évolueront avec notre croissance et vos appétences comprennent :

Gestion des bureaux et des services généraux

  • Garant de la bonne tenue des locaux, de leur attractivité
  • Gestion d’un déménagement à venir (Localisation similaire)
  • Supervision des interventions des sociétés prestataires des sites et contrôle des services réalisés (maintenance, travaux, nettoyage, énergies ,....)
  • Gestion de la politique achat, et négociation des budgets, tenue de reporting
  • Réponses aux problématiques quotidiennes des collaborateurs concernant leur environnement de travail
  • Organisation, aménagement et entretien de l’espace de travail en fonction des besoins et de la croissance de l’entreprise et maintien des procédures liées à la vie sur site

Informatique interne

  • Commande et installation du matériel informatique (logiciels et gestion des accès des utilisateurs internes) en s'appuyant sur des procédures standardisées
  • Suivi du parc informatique et téléphonique
  • Support de premier niveau (avec un support de niveau 2 de l'équipe technique)
  • Formation des nouveaux collaborateurs sur nos outils internes (Slack, Notion, Lucca, ….)

Ressources humaines et administratives

  • Intégration des nouveaux salariés : gestion du parcours d'onboarding, formation aux aspects non spécifiques métiers
  • Sécurité et santé au travail
  • Gestion de l’intranet et maintien à jour des règles de vie communes
  • Maintien opérationnel des guides d’utilisation des outils internes
  • Support à la gestion des tickets restaurants, de la mutuelle, visites médicales, …

Communication et événementiel

  • Organisation des événements internes (séminaires, pots, sorties, sports, fun…) et externes rythmant l’esprit d’équipe et le collaboratif 

Projets

Vos responsabilités seront susceptibles d'évoluer en fonction de vos compétences, de vos intérêts et de l'évolution des besoins de la société. Nous comptons sur vous pour être un acteur motivé de nos projets de déménagement (dans les 12 mois), de réduction de notre empreinte Carbone, et d’organisation de la célébration de notre 10ième anniversaire.

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